Сервис Smartway — продуманное программное обеспечение, разработанное для планирования и организации деловых поездок. Оно предоставляет комплексные решения для управления командировками, включая автоматическое формирование бухгалтерских и кадровых документов в программе 1С.
Основная цель Smartway — облегчить процесс планирования и управления деловыми поездками сотрудников организации. С помощью этого ПО можно эффективно планировать расписание командировок, бронировать авиабилеты, отели, заказывать транспортные услуги и контролировать бюджеты на командировки.
Организация командировок для сотрудников в одной системе
Smartway — это инновационное решение, специально разработанное для планирования и организации деловых поездок. Сервис предоставляет компании удобный и эффективный инструмент для бронирования авиабилетов, железнодорожных билетов, такси и гостиниц.
Процесс работы напоминает действия на сайтах для покупки авиа- и железнодорожных билетов или бронирования гостиниц. Представитель организации вводит необходимую информацию о направлении и датах поездки, а Smartway подключается к множеству поставщиков услуг и сравнивает цены в режиме реального времени. Благодаря этому компания получает наилучшие предложения и может выбрать оптимальные варианты по цене и удобству.
Одно из главных преимуществ сервиса — отсутствие скрытых наценок. Вся информация о ценах и условиях бронирования отображается прозрачно и понятно, что позволяет избежать неприятных сюрпризов при оплате. Также в системе встроены инструменты согласования, которые помогают ускорить процесс организации командировок. Компания может создавать заявки на командировку, отправлять их на согласование, получать одобрение и автоматически бронировать необходимые услуги.
Использование Smartway позволяет компаниям сэкономить существенную часть командировочного бюджета, упрощает и оптимизирует процесс планирования и организации деловых поездок, позволяя сэкономить время и деньги компании.
Автоматизация процесса покупок и документооборота
Сервис интегрирован в программы 1С, что позволило упростить кадровый и бухгалтерский учет командировок. Интеграция с программой 1С обеспечивает автоматическую загрузку билетов в систему и их учет по факту покупки.
Когда сотрудник покупает билет через Smartway, информация о приобретенных билетах автоматически передается в программу 1С. Это позволяет избежать ручного ввода данных о билетах в систему, что экономит время и снижает риск ошибок.
Система предоставляет возможность автоматического заполнения авансовых отчетов на основе полученных билетов. Система распознает информацию о билетах и заполняет соответствующие разделы авансового отчета, такие как даты поездки, направление, стоимость билетов и другие детали. Это упрощает процесс составления авансовых отчетов для сотрудников и ускоряет процесс учета командировочных расходов в бухгалтерии.
Еще одно преимущество интеграции с программой 1С связано с учетом НДС. При покупке билетов через сервис, информация о НДС автоматически попадает в книгу покупок в программе 1С. Это облегчает учет налогов и соблюдение соответствующих правил и требований.
В программах 1С: Зарплата и управление персоналом и 1С: ERP Управление предприятием предусмотрена возможность автоматического формирования кадровых документов, связанных с командировками сотрудников, на основе данных, полученных из системы.
Сотрудник, заполнивший авансовый отчет в системе, может использовать интеграцию с программой 1С для автоматического создания кадровых документов, таких как приказ о командировке или служебное задание.
Используя данные из авансового отчета, программа 1С может сгенерировать соответствующие документы с необходимой информацией, такой как даты командировки, место назначения, цель поездки и другие данные, предусмотренные правилами и требованиями компании. Это значительно упрощает процесс составления кадровых документов и позволяет автоматизировать эту часть учета командировок.
Автоматическое формирование кадровых документов в программах 1С на основе данных из системы Smartway сокращает ручную работу, связанную с составлением и проверкой документов, и уменьшает вероятность ошибок. Это позволяет сохранить единый и надежный источник информации о командировках внутри компании.
Важно отметить, что конкретные возможности и настройки автоматического формирования кадровых документов могут зависеть от конкретной конфигурации программы 1С и настроек компании. Рекомендуется обратиться к специалистам по настройке и поддержке программы 1С для получения дополнительной информации о функциональности и настройке автоматического формирования кадровых документов по командировкам.
Цены в Smartway
Smartway предоставляет возможность быстрого и удобного поиска и сравнения цен на авиа- и железнодорожные билеты, а также на отели и апартаменты. Одно из основных преимуществ этого программного обеспечения заключается в том, что оно не взимает комиссий и не имеет скрытых платежей на этапе оплаты и после нее. Это означает, что пользователи могут быть уверены, что они получают наилучшую доступную цену без дополнительных затрат или неприятных сюрпризов.
Функция поиска позволяет быстро найти наилучшие предложения из различных источников, чтобы сравнить цены и условия. Организация сможет увидеть все доступные варианты, а также дополнительную информацию, такую как расписание, длительность полета или поездки, а также фотографии и отзывы о гостиницах и апартаментах.
Сервис предоставляет возможность бронирования выбранного варианта непосредственно через систему, что облегчает процесс покупки билетов или бронирования жилья. Благодаря отсутствию комиссий и скрытых платежей, сотрудник компании может быть уверен, что окончательная сумма, которую он увидит при оплате, не изменится.
Бронирование отелей и гостиниц в 1С
Smartway предоставляет функцию мгновенного бронирования и управления бронью в режиме онлайн. Это означает, что пользователи могут немедленно забронировать выбранный вариант авиа- или железнодорожного билета, отеля или апартамента через интерфейс программного обеспечения.
Мгновенное бронирование позволяет избежать ожидания подтверждения брони от поставщика услуг и немедленно получить подтверждение бронирования, а также соответствующий билет или ваучер. Это удобно для тех, кто хочет быть уверенным в своем месте или проживании сразу после оплаты.
Важным аспектом является также возможность управления бронью в режиме онлайн. Пользователи могут вносить изменения в свою бронь, такие как изменение даты, времени или места отправления, выбор других вариантов или отмену брони, без необходимости обращаться к службе поддержки или делать дополнительные звонки. Все это может быть выполнено через удобный интерфейс Smartway.
Корпоративные скидки на услуги перевозчиков
Интеграция Smartway с 1С и возможность управления командировками позволяют клиентам получить доступ к корпоративному кэшбэку от «S7 Airlines» и «Аэрофлота». Это означает, что при использовании сервиса в рамках системы 1С для управления поездками пользователи могут воспользоваться преимуществами корпоративного кэшбэка при покупке авиабилетов и использовании услуг данных авиакомпаний.
Способы оплаты
Приложение предлагает возможность работы с различными вариантами оплаты, включая предоплату и отсрочку платежа, для удовлетворения потребностей корпоративных клиентов.
При использовании предоплаты, пользователи могут оплатить полную сумму заранее, чтобы подтвердить бронь или приобрести товар/услугу. Это обеспечивает быстрое подтверждение и обеспечивает гарантию места или услуги.
С другой стороны, отсрочка платежа предоставляет возможность корпоративным клиентам совершать бронирования или покупки без полной оплаты сразу. Вместо этого, клиенты могут выбрать определенный срок, в течение которого им будет предоставлена отсрочка платежа. Это позволяет более гибко управлять финансовыми потоками и распределять затраты в соответствии с бизнес-потребностями.
Выбор между предоплатой и отсрочкой платежа зависит от условий и политики, установленных Smartway и партнерами. Пользователи могут ознакомиться с доступными вариантами оплаты во время процесса бронирования или покупки, и выбрать наиболее подходящий вариант в соответствии с их предпочтениями и возможностями.
Автозаполнение документов в сервисе
Smartway обеспечивает автоматическую подстановку паспортных и других данных сотрудников при процессе покупки и бронирования. Это означает, что вместо того, чтобы каждый раз вводить все данные сотрудников вручную, система может автоматически извлечь информацию из предварительно сохраненных профилей сотрудников и заполнить соответствующие поля при оформлении заказа.
При создании профилей сотрудников, администратор или сотрудник может сохранить информацию, такую как ФИО, паспортные данные, контактную информацию и другие релевантные данные, чтобы они были доступны в будущем. Когда сотрудник совершает покупку или бронирует услугу, сервис автоматически заполняет соответствующие поля на основе сохраненных данных, сокращая время и усилия, необходимые для ввода информации снова и снова.
Эта функция значительно упрощает процесс покупки и бронирования для корпоративных клиентов, особенно при множественных бронированиях для сотрудников командировок или постоянных путешественников. Она также помогает предотвратить ошибки при вводе данных и обеспечивает точность и надежность информации.
Важно отметить, что сохранение и использование персональных данных сотрудников должно соответствовать требованиям законодательства о защите данных (например, GDPR). Сервис должен предоставлять соответствующие меры безопасности и конфиденциальности данных, чтобы обеспечить их защиту.
Согласование командировок в программе 1С
Smartway предоставляет функциональность для согласования командировок внутри предприятия, включая маршруты и бюджеты. Это помогает упростить и улучшить процесс планирования и организации командировок для сотрудников.
Через сервис администраторы или уполномоченные лица могут создавать и управлять командировками сотрудников. Это включает выбор маршрутов и рейсов, а также определение бюджетов, доступных для каждой командировки.
При создании командировки администратор может выбрать оптимальный маршрут, основываясь на различных факторах, таких как место назначения, доступность, время и стоимость. Сервис может предлагать различные варианты маршрутов и рейсов, с указанием их стоимости и продолжительности, чтобы помочь в выборе оптимального варианта.
Smartway позволяет задать бюджет для каждой командировки, что помогает контролировать расходы и согласовывать их с предприятием. Администраторы могут определить предельные лимиты расходов на транспорт, проживание, питание и другие затраты, чтобы обеспечить соответствие бюджету предприятия.
Командировочная политика
Сервис предлагает гибкие настройки командировочной политики, которые позволяют сотрудникам покупать билеты, бронировать отели и выписывать ваучеры на такси в рамках установленных ограничений.
Командировочная политика (Тревел-политика) — это набор правил и ограничений, установленных предприятием, чтобы регулировать и контролировать расходы на командировки. Smartway позволяет администраторам настраивать эти политики в соответствии с бизнес-потребностями и предпочтениями предприятия.
С помощью гибких настроек политики, предприятие может установить ограничения и правила для каждого аспекта командировки, таких как максимальная стоимость билетов, разрешенные классы обслуживания, максимальная продолжительность пребывания в отеле, разрешенные категории отелей и другие параметры. Сотрудники могут приобретать билеты, бронировать отели и выписывать ваучеры на такси только в пределах этих ограничений.
Предприятие может установить максимальную сумму, которую сотрудник может потратить на авиабилеты, чтобы обеспечить бюджетную дисциплину. Если сотрудник выбирает билет, превышающий этот предел, система Smartway может предупредить его или потребовать согласования с руководством или отделом финансов. Аналогичные правила могут быть применены к отелям и такси.
Заказ такси с оплатой через применение корпоративного счёта
Софт предоставляет возможность заказывать такси с использованием корпоративного счета. Это позволяет сотрудникам легко и удобно заказывать такси для командировок или других предприятий, используя корпоративные финансы.
Сервис интегрирован с различными партнерами по такси, что позволяет сотрудникам выбирать и заказывать такси из приложения или системы. При оформлении заказа такси, сотрудник может указать, что оплата должна быть осуществлена с корпоративного счета.
Корпоративный счет предварительно настроен и связан с профилем сотрудника в Smartway. Поэтому при заказе такси, сумма за поездку будет списываться с корпоративного счета предприятия, а не с личного счета сотрудника. Это облегчает процесс оплаты и сокращает необходимость в процессе возмещения расходов сотрудниками.
Кроме того, использование корпоративного счета позволяет предприятию легко отслеживать и контролировать расходы на такси для командировок. Все транзакции и платежи будут записываться и доступны в системе или в связанной системе учета предприятия для дальнейшего анализа и отчетности.
Отчётность и бюджетирование
Smartway — это удобный инструмент для анализа расходов на командировки, с помощью которого можно следить за тратами на поездки отдельных сотрудников, отделов или компаний в целом. Администраторы могут получить доступ к подробной информации о каждой поездке: дате, времени, маршруту и транспортных средствах. Этот сервис помогает контролировать расходы на командировки, что способствует рациональному использованию бюджета.
С применением сервиса можно проанализировать расходы на различные категории, такие как сотрудники, отделы и клиенты. Такой подход позволяет получать более детальную информацию о затратах и принимать обоснованные решения по оптимизации бизнеса. Эффективное управление расходами поможет повысить эффективность работы компании и улучшить ее финансовое положение.
Подключить сервис Smartway в Ярославле
Сервис можно интегрировать с большинством программ 1С. Это открывает широкие возможности перед теми, кто хочет на базе 1С и современных приложений создать удобную экосистему для всей компании.
Заказать подключение сервиса Smartway в Ярославле можно на официальном сайте компании-франчайзи «АйТи-Консалтинг» любым способом:
- заполнив форму обратной связи на сайте;
- связавшись по телефону с сотрудником;
- написав письмо на адрес электронной почты.